Personvernerklæring

Personvernerklæring for Hell Sjakklubb

Vår personvernerklæring forklarer hvordan Hell Sjakklubb behandler personopplysninger i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) og norsk lov.
Vi legger vekt på åpenhet, trygghet og begrenset databruk – både på hellchess.com og i all klubbaktivitet.

(Sist oppdatert: oktober 2025)

1. Behandlingsansvarlig

Hell Sjakklubb
Org.nr. 893 271 562
v/ Torbjørn Dahl (GDPR-ansvarlig)
E-post: t76dahl@gmail.com
Nettside: www.hellchess.com

Nettsiden driftes teknisk av Torbjørn Dahl på vegne av klubben.
Servere leveres av Domeneshop AS (Norge).

2. Formål og rettslig grunnlag

Personopplysninger behandles for å drive klubben forsvarlig og i tråd med idrettens formål.
Typiske formål:

Administrasjon av medlemskap, kurs og turneringer
Kommunikasjon med medlemmer og foresatte
Utsending av informasjon og medlemsblad
Rapportering til Norges Sjakkforbund
Publisering av resultater og bilder
Drift og forbedring av nettsiden

Når du melder deg inn i klubben eller deltar i en turnering arrangert av Hell Sjakklubb, inngås det en avtale som innebærer nødvendig behandling av personopplysninger for å oppfylle medlemskapet eller deltakelsen.
Dette omfatter for eksempel navn, klubbtilhørighet, fødselsdato, rating og resultater.
Behandlingen skjer i henhold til GDPR artikkel 6 (1)(b) – behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale.

For andre formål gjelder:

Samtykke (art. 6 (1)(a)) – bilder, video og frivillig kommunikasjon
Rettslig plikt (art. 6 (1)(c)) – rapportering til Norges Sjakkforbund via Hypersys
Berettiget interesse (art. 6 (1)(f)) – sikker drift, historikk og informasjonsarbeid

Opplysninger brukes aldri til nye formål uten nytt rettslig grunnlag eller samtykke.

3. Hvilke opplysninger vi behandler

Avhengig av aktivitet kan vi behandle:

Navn, fødselsdato, adresse
E-postadresse og telefonnummer
Foresattes kontaktinformasjon (for medlemmer under 18 år)
Deltakelse i kurs og turneringer
Resultater, rating og klubbtilhørighet
Bilder og video fra arrangementer
Brukerkontoer for digitale læringsaktiviteter (brukernavn, e-post, passord)

Barn fra 13 år kan opprette egne kontoer; foresatte har alltid rett til innsyn.
Vi foretar ingen profilering eller automatiserte avgjørelser.

Turneringsdata
Ved påmelding til turneringer behandles og publiseres deltakerlister, partier, rating og resultater.
Dette er nødvendig for å arrangere og dokumentere turneringen, og følger av avtalen mellom deltaker og arrangør.
Etter at turneringen har startet, kan slik behandling ikke trekkes tilbake, da dataene inngår i offisielle rating- og resultatregistre.

4. Er opplysningene påkrevd?

Navn, kontaktopplysninger og fødselsdato er nødvendige for medlemskap og deltakelse.
Uten disse kan klubben ikke opprette medlem eller påmelding.
Opplysninger til bilder og mediebruk er frivillige.

5. Lagring og sletting

Opplysninger lagres bare så lenge det er nødvendig.

Påmeldingsskjemaer slettes minst én gang i året og aldri senere enn tre år.
Medlemsdata slettes innen seks måneder etter utmelding, med mindre annet følger av lov.
Regnskapsdata oppbevares i fem år (bokføringsloven).
Backupfiler overskrives innen tolv måneder.

Tilgang er begrenset til GDPR-ansvarlig og klubbens administrator.
Klubben har interne rutiner for tilgang, sletting og dokumentasjon som revideres årlig av styret.

Arkiv og historiske formål

Klubben kan bevare bilder, resultater og dokumentasjon i et lukket arkiv for historiske eller allmenninteresseformål, jf. GDPR artikkel 89.
Materialet oppbevares sikkert, og personer kan ikke identifiseres eller publiseres videre uten ny vurdering eller samtykke.

6. Deling av data

Mottaker	Formål	Rolle
Norges Sjakkforbund	Medlemsregistrering	Behandlingsansvarlig
Hypersys	Administrasjon av medlemsregister	Databehandler
Spond AS	Aktivitetsoppfølging (etter samtykke)	Databehandler
Domeneshop AS	Drift av nettside og server	Databehandler

Alle databehandlere har databehandleravtale og handler kun etter våre instrukser.
Ingen opplysninger selges eller brukes til reklame.

7. Bilder, film og publisering

Hell Sjakklubb følger Datatilsynets og Norges idrettsforbunds anbefalte retningslinjer for bilder, film og strømming.

Klubben dokumenterer sine aktiviteter gjennom bilder og video fra arrangementer og turneringer.
Bilder fra premieutdelinger, spillelokaler og andre offentlige arrangementer kan publiseres uten særskilt samtykke når dette skjer som ledd i informasjonsarbeid, journalistisk virksomhet eller allmenn interesse, jf. personopplysningsloven § 3 og GDPR artikkel 85.
Slike bilder viser normalt grupper, situasjoner eller aktiviteter av offentlig karakter, ikke nærbilder av enkeltpersoner.

For nærbilder av enkeltpersoner og for alle identifiserbare bilder av barn under 18 år, innhentes samtykke fra barnet og foresatte.
Vi opplyser alltid når bilder tas, og innhenter muntlig samtykke der det er praktisk mulig.
Dersom barnet ikke ønsker publisering, respekteres dette uavhengig av foresattes syn.

Enhver kan reservere seg mot fotografering eller publisering. Klubben fjerner eller skjuler innholdet så langt det lar seg gjøre uten å endre dokumentasjonen av turneringen.

8. Innebygd innhold (iframes, Facebook m.m.)

Nettsiden kan vise innebygd innhold som:

Ratinglister fra chessabc.com
Innlegg fra Hell Sjakklubbs Facebook-side
Annet relevant sjakkinnhold

Slike tjenester kan registrere tekniske data (IP-adresse, tidspunkt).
Når Facebook-innlegg vises, kan Meta Platforms Ireland Ltd. behandle slike data og overføre dem utenfor EØS.
Overføringen skjer på grunnlag av EUs standardkontraktklausuler (SCC).
Innhold lastes først når brukeren velger å aktivere det (to-trinnsløsning når mulig).

9. Analyse og logger

Vi bruker Independent Analytics, et lokalt og anonymt analyseverktøy.
Data lagres på egen server og inneholder ingen personopplysninger.
Serverlogger (driftslogger) lagres i inntil 12 måneder og slettes automatisk.

10. Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker kun nødvendige cookies for drift (f.eks. innlogging).
Ingen brukes til markedsføring, sporing eller tredjepartsanalyse.
Du kan slå av cookies i nettleseren, men enkelte funksjoner kan da slutte å virke.

11. Sponsorer og eksterne lenker

Lenker til eventuelle sponsorer og samarbeidspartnere følger deres egne personvernerklæringer.
Hell Sjakklubb har ingen kontroll over eksterne cookies eller databehandling på slike sider.

12. Overføring og sikkerhet

All data lagres innenfor EU/EØS.
Eventuelle overføringer utenfor EØS skjer kun der EU-kommisjonen har godkjent tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller via standardkontraktklausuler (SCC).
All kommunikasjon med nettsiden er kryptert (HTTPS).
Tilgang til persondata er begrenset til GDPR-ansvarlig og klubbens administrator.

13. Dine rettigheter

Du har rett til å:

få innsyn i hvilke opplysninger vi har,
be om retting eller sletting,
be om begrensning av behandling,
trekke tilbake samtykke,
få dataportabilitet (kopi i strukturert, maskinlesbart format),
protestere mot behandling basert på berettiget interesse,
og klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.no.

Vi svarer normalt innen 30 dager.
Henvendelser sendes til t76dahl@gmail.com.
Bekreftelse på sletting gis skriftlig.
E-post brukes kun til generell kontakt og ikke til sensitiv informasjon.

14. Endringer og revisjon av klubbens personvernerklæring

Erklæringen oppdateres ved behov, for eksempel ved endring i lovverk eller interne rutiner.
Personvernerklæringen gjennomgås årlig av styret, normalt i oktober, og endringer dokumenteres i styreprotokoll.

15. Klubbens personvernerklæring kort oppsummert

Hell Sjakklubb behandler bare nødvendige opplysninger for å drive sjakkaktiviteter trygt og lovlig.
Påmelding eller medlemskap utgjør en avtale som gir rettslig grunnlag for behandling av data som navn, klubb, rating og resultater.
Bilder og video brukes til informasjonsarbeid og dokumentasjon; vi opplyser alltid når bilder tas og sletter på forespørsel.
Vi deler ikke data med uvedkommende, bruker ingen markedsførings-cookies, og sletter data når formålet er oppfylt.